Depuis le 1er septembre 2026, chaque micro-entrepreneur doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. Vous êtes raccordé à une plateforme agréée ? Reste à savoir ce qui se passe le jour où la première facture arrive vraiment. Beaucoup d'articles expliquent pourquoi la réforme vous concerne, bien moins ce qu'il faut faire ensuite. Or recevoir une facture électronique n'est pas un simple accusé de réception : c'est un petit circuit à comprendre une fois pour toutes, pour ne plus y penser.
Où arrive la facture électronique reçue ?
Une facture électronique ne transite plus par votre boîte mail. Votre fournisseur la dépose sur sa propre plateforme agréée, celle-ci consulte l'annuaire national de la facturation électronique, y trouve votre SIREN et transmet la facture à la plateforme que vous avez choisie. Elle y apparaît dans un espace « factures reçues », au format Factur-X (un PDF lisible qui embarque des données structurées).
Premier réflexe utile : Vérifier dans l'annuaire, que votre SIREN est bien rattaché. Sans ce rattachement, vos fournisseurs ne peuvent tout simplement pas vous adresser leurs factures aux normes.
Comprendre les statuts d'une facture reçue
C'est la nouveauté qui déroute le plus. Chaque facture porte désormais un statut, visible par vous et par votre fournisseur. Les plus importants :
• Déposée / reçue : la facture est arrivée chez vous.
• Acceptée (ou « prise en charge ») : vous validez qu'elle vous concerne et qu'elle est conforme.
• Refusée : vous la contestez, avec un motif.
• Encaissée (partiellement ou totalement) : Ce statut informe la DGFiP de la TVA (TVA sur encaissements)
Selon les plateformes, certains statuts sont automatiques et d'autres demandent un clic comme l’acceptation ou le refus de la facture. L'important est de traiter vos factures reçues au fil de l'eau, une fois par semaine par exemple, pour ne pas laisser un litige se transformer en relance.
Quand refuser une facture électronique ?
Refuser n'est pas un geste anodin : le fournisseur en est informé et devra émettre un avoir puis une nouvelle facture. Réservez-le aux cas nets : facture en double, montant ou prestation erronés, facture qui ne vous est pas destinée, mentions obligatoires manquantes. Un simple retard de paiement de votre part ne justifie jamais un refus. En cas de doute, contactez d'abord le fournisseur. Le statut « refusée » est tracé et ne se corrige pas par un coup de fil.
Le fournisseur qui envoie encore un PDF par mail
Cela arrivera, surtout en 2026-2027. Un fournisseur français assujetti qui vous facture en B2B est tenu de passer par une plateforme agréée dès qu'il entre lui-même dans l'obligation d'émission (au 1er septembre 2026, les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) ou grandes entreprises, au 1er septembre au plus tard pour les TPE/PME).
Tant que ce n'est pas le cas, sa facture PDF reste valable pour vous : conservez-la comme avant. Vous n'êtes pas sanctionné pour une facture mal émise par un tiers. Le bon réflexe est de lui signaler, que vous êtes raccordé et que vous pouvez recevoir ses prochaines factures par ce canal. Les fournisseurs étrangers, eux, ne sont pas dans le circuit français : leurs factures continuent d'arriver comme aujourd'hui.
Relier la facture reçue à sa gestion de micro-entrepreneur
Le régime micro ne vous impose pas de comptabilité, mais deux obligations demeurent : un livre des recettes pour tous, et un registre des achats si vous vendez des marchandises ou proposez de l'hébergement. La facture électronique simplifie ce second point : elle est datée, numérotée et horodatée par la plateforme.
Pensez aussi à la conservation. La facture doit être gardée dix ans au titre du droit commercial et six ans au titre fiscal. La plupart des plateformes proposent un archivage, mais vérifiez la durée réellement couverte et surtout la possibilité d'exporter l'ensemble de vos factures si vous changez un jour de plateforme.
Ce qu'il faut retenir
Recevoir une facture électronique, c'est trois gestes :
· vérifier son rattachement à l'annuaire,
· traiter les statuts régulièrement,
· ne refuser qu'à bon escient.
Le reste, et notamment l'archivage, doit être réglé une fois au moment du choix de la plateforme.
